Een control room is dé plek waar techniek, mensen en processen samenkomen. Toch zien we regelmatig dat belangrijke ontwerpkeuzes verkeerd zijn, met risico’s voor veiligheid, welzijn en effectiviteit. In dit kennisitem zoomen we in op de vijf meest voorkomende fouten bij het ontwerpen van control rooms en hoe je ze voorkomt.

1. Operators en andere stakeholders te laat of niet betrekken

Dit is waarschijnlijk de meest voorkomende blunder. Operators zijn degenen die 24/7 in de control room werken en kennen de werkprocessen door en door. Toch wordt hun input vaak achteraf gevraagd of zelfs geheel genegeerd, vanuit de gedachte dat het vertraging brengt. Het tegendeel is waar. Door operators al tijdens de ontwerpfase actief te betrekken, samen met o.a. IT-, OT-, en facilitair verantwoordelijken, profiteer je van praktijkkennis, krijg je innovatieve ideeën en verhoog je betrokkenheid tijdens migratie of implementatie. Goed stakeholdermanagement verhoogt niet alleen draagvlak maar verkleint ook risico’s.

2. Ontwerpen vanuit componenten in plaats van het werkproces

Te vaak zien we organisaties technologie of meubilair uitkiezen omdat het er aantrekkelijk uitziet of op een beurs opviel. Zonder eerst de werkprocessen en use cases te analyseren, leidt dat tot suboptimale keuzes. Systemen die niet aansluiten op de operatorbehoefte of zelfs werkplekinconsistentie introduceren. Een integrale benadering (een combinatie van de invalshoeken proces, technologie en ergonomie) voorkomt dat technologie beperkte toegevoegde waarde biedt.

3. Te veel blijven hangen in bestaande systemen en structuren

“Maar het werkt toch zo?” is een veelgehoorde reden om vooral niets te veranderen. Bestaande systemen worden als complex ervaren. Er zijn vaak meerdere leveranciers betrokken, afhankelijkheden zijn onduidelijk en niemand wil verantwoordelijk zijn voor uitval of verstoringen. Het gevolg? Er wordt liever niets aangepast en nieuwe functionaliteiten of datastromen worden er gewoon “bijgezet”.

Zo ontstaat langzaam maar zeker een wildgroei aan systemen, schermen en informatiestromen, zónder dat er wordt gekeken naar de samenhang of wat echt nodig is. Operators moeten schakelen tussen tientallen systemen, wat ten koste gaat van overzicht, rust en reactiesnelheid. En dat is zonde, want juist op dit vlak zijn slimme oplossingen beschikbaar. Denk aan dynamische en persoonlijke lay-outs, afgestemd op rol of scenario, automatische beeldherkenning om alleen relevante informatie te tonen, slimme workflows die informatie filteren op basis van situatie en visualisatietechnologie om meerdere systemen eenvoudig te bedienen vanaf één werkplek. Deze oplossingen zorgen ervoor dat je minder schermen nodig hebt, maar juist meer overzicht en grip krijgt. Laat technologie dus niet stapelen, maar integreren.

4. Zelf pionieren zonder de juiste expertise

Een veelgemaakte fout is om een control room project intern op te pakken, zonder de inzet van (externe) specialisten. Een goede control room vraagt om een team dat voldoende capaciteit heeft en zich kan focussen op het project, diepgaande kennis heeft van onder andere human factors, control room technologieën en de dynamiek die komt kijken bij control room vernieuwingen én een team dat ervaring meebrengt uit andere 24/7 omgevingen.

Zonder die expertise worden essentiële zaken onderschat: van technische complexiteit en zichtlijnen tot de praktische wensen van operators. Het resultaat is een ontwerp dat misschien wél technisch werkt, maar níet optimaal presteert óf een project dat compleet faalt. Zonde van de investering. Wil je echt stappen maken? Investeer dan in de juiste mensen of werk samen met specialisten die dit dagelijks doen.

5. Geen rekening houden met toekomstige veranderingen

Een veelvoorkomende fout bij het ontwerpen van control rooms is te denken in vaste situaties: “dit is hoe we nu werken, dus daar ontwerpen we voor.” Maar processen veranderen, systemen worden vervangen en organisaties groeien. Een control room die vandaag perfect aansluit, kan over één jaar al verouderd zijn als er geen rekening is gehouden met toekomstige flexibiliteit.

Een toekomstbestendig ontwerp vraagt om slimme keuzes, door bijvoorbeeld rekening te houden met free seating i.c.m. uniforme en uitwisselbare werkplekken (zodat operators overal persoonlijk kunnen inloggen en werken), de toepassing van een computervloer (zodat een toekomstige herinrichting relatief gemakkelijk kan worden gerealiseerd) en een buffer op het gebied van technische infrastructuur als groepenkasten, UPS en serverkasten (zodat er niet direct een ingrijpende verbouwing nodig is bij een kleine uitbreiding of vernieuwing).

Wat betekent dit voor jouw control room?

Een control room is een mens-gerichte werkomgeving waarin techniek en processen samenkomen. Door operators en stakeholders proactief te betrekken, het ontwerp vanuit het werkproces en behoeftestelling vorm te geven, de werkplek te blijven innoveren, een ervaren team in te zetten en schaalbaarheid te waarborgen leg je een stevige basis voor een toekomstbestendige control room. Zonder deze basis blijft de control room kwetsbaar en minder effectief, ondanks alle investeringen.

Bij Control Room Partner denken we graag mee over planvorming, ontwerpbegeleiding en optimalisatie, zodat jouw operators kunnen werken in een efficiënte, veilige én toekomstbestendige control room.