Bij de vernieuwing van control rooms wordt vaak flink geïnvesteerd. Denk aan nieuwe werkplekken, bronsystemen, visualisatiesystemen, verlichting en infrastructuur. Maar wat gebeurt er na oplevering? In veel gevallen: weinig. En dat is een serieus probleem.
Zonder goed beheer veroudert de control room al snel. Systemen raken achterhaald, apparatuur wordt niet onderhouden, software wordt niet geüpdatet, werkplekken sluiten niet meer aan op het proces. Het gevolg? Inefficiëntie, verhoogde risico’s, storingen en onnodige kosten. Zonde van de investering én onnodig kwetsbaar voor kritische omgevingen die 24/7 moeten draaien.
Wat verstaan we onder goed beheer?
Goed beheer van een control room gaat verder dan alleen het oplossen van incidenten. Het vraagt om een gestructureerde aanpak op drie niveaus:
- Technisch beheer
Lifecyclemanagement van systemen, applicaties en hardware is cruciaal. Software moet up-to-date blijven én getest worden in een veilige testomgeving voordat deze live gaat. Daarnaast is periodiek onderhoud (preventief én proactief) nodig om storingen te voorkomen en de betrouwbaarheid van de omgeving te waarborgen. - Beheer van inrichting en ergonomie
Een goed ingerichte control room draagt bij aan comfort, concentratie en gezondheid. Meubilair kan slijten of verouderen. Verlichting wordt soms aangepast op persoonlijke voorkeur, waardoor de lichtomgeving haar samenhang verliest. Tijdelijke schermen of apparatuur blijven soms ongemerkt staan, wat kan zorgen voor verstoorde zichtlijnen en afleiding. Ook ontstaat er in de praktijk vaak rommel: losse documenten, onnodige apparatuur of attributen die eigenlijk niet meer nodig zijn. Dit beïnvloedt het overzicht en verhoogt de kans op fouten. Regelmatig beheer van de fysieke werkplek voorkomt dat de control room langzaam haar optimale werking verliest. - Functioneel beheer van processen
De werkzaamheden in een control room veranderen voortdurend. Maar veranderen de werkplekken mee? Sluiten systemen en indeling nog aan op het werkproces? Zonder regelmatige evaluatie en bijsturing ontstaat er een mismatch tussen wat operators nodig hebben en wat de omgeving biedt. Dit leidt tot frustratie, inefficiëntie en uiteindelijk verhoogde werkdruk.
De rol van beheer in een 24/7 omgeving
Control rooms bevinden zich in omgevingen waar geen ruimte is voor uitval. Toch wordt het beheer van deze ruimtes zelden structureel belegd. Vaak ontbreekt een vast aanspreekpunt, een onderhoudsplanning of zelfs een simpel meldproces voor defecten. Daardoor blijft veel liggen, tot het te laat is.
Het is cruciaal dat organisaties een beheerorganisatie inrichten die verantwoordelijk is voor het signaleren van knelpunten en risico’s, het coördineren van periodiek onderhoud, het borgen van continuïteit, veiligheid en ergonomie en het doorvoeren van optimalisaties op basis van (beoogde) veranderingen van het werkproces.
Onze aanbeveling
Bij Control Room Partner adviseren we organisaties om beheer structureel op een juiste wijze in te richten. Niet pas als het misgaat, maar vanaf dag één. Richt een duidelijke beheerrol in, werk met onderhoudsplannen en blijf regelmatig toetsen of je control room nog optimaal functioneert en aansluit bij het werkproces van vandaag én morgen.
Wij denken graag mee in de vorm van een beheerstrategie, quick scan of periodieke optimalisatie. Ook ná de oplevering van een project blijven we betrokken, omdat een goede control room méér is dan een eenmalig succes.